[ Pobierz całość w formacie PDF ]
.Tak więc większość konferencji jest dość dobrze zdefiniowanai ma pewne specyficzne parametry.Problem w tym, jak podejść doorganizacji tych bardziej marginalnych konferencji, które opierająsię stosowaniu wypróbowanej formuły.Jeżeli z taką właśnie kon-ferencją masz do czynienia (na przykład spotkanie handlowców,premiera produktu lub fuzja przedsiębiorstw), musisz przywią-zać szczególną uwagę do tego, by z chwilą ustalenia, że konferen-cja jest rzeczywiście potrzebna, mieć jasną wizję, czemu ma onasłużyć.Innymi słowy, musisz sprawić, by cele były przejrzyste.Ustalanie celówUstalenie celów może być jedną z tych rzeczy, których nie jesteśw stanie zrobić zupełnie sam, nawet jeżeli to Tobie zlecono orga-nizację konferencji.Musisz zadbać o to, by inicjatorzy konferen-cji sformułowali w sposób klarowny cele, jakie dzięki niej chcąosiągnąć.Może to być niełatwe zadanie.Jeżeli podejdziesz do te-go bez śmiałości, usłyszysz po prostu jakieś frazesy.Jeżeli podej-dziesz zbyt agresywnie, ryzykujesz, że zrazisz do siebie właśnietych ludzi, których współpraca jest Ci potrzebna (co więcej, naj-częściej będą to osoby postawione wyżej od Ciebie, więc uderza-niem pięścią w stół niewiele osiągniesz).Najlepszym sposobem na przebrnięcie przez ten etap jestpróba samodzielnego dojścia do tego, jakie są cele konferencji, poczym prośba o komentarze i wyjaśnienia.Oto kilka możliwychcelów dla pewnych konkretnych typów konferencji, które z pozo-ru mogą wydawać się dość podobne. 14 JAK ZORGANI ZOWA PERFEKCYJN KONFERENCJDoroczna konferencja pracownikówf& Zaprezentować wyniki z bieżącego roku i plany na roknastępny.f& Ogłosić zmiany w strukturze (fuzja, przejęcie, poziomzatrudnienia).f& Stworzyć klimat działania w grupie.f& Uzyskać informacje od pracowników odnośnie do planówna przyszłość.f& Dojść do porozumienia w sprawie planów na przyszłość.Konferencja dla handlowcówf& Zmotywować handlowców, by sprzedawali więcej.f& Nagrodzić handlowców za ich osiągnięcia.f& Ogłosić nowy program zachęt.f& Objaśnić, jak będą wyglądać nowe umowy podpisywanez handlowcami.f& Wprowadzić nowy produkt lub nowe cele dotyczącerocznej sprzedaży.Konferencja dla kadry zarządzającejf& Przedstawić kadrze zarządzającej plany na przyszłość.f& Uzyskać od kadry zarządzającej informacje dotycząceplanów na przyszłość.f& Stworzyć dla organizacji plan na przyszłość.f& Wstępnie wprowadzić inicjatywy dla kadry zarządzającej.f& Poprawić morale wśród kadry zarządzającej.Konferencja branżowa lub technicznaf& Zademonstrować konkretne produkty i usługi.f& Stworzyć forum gromadzenia wiedzy fachowej.f& Przeszkolić delegatów w zakresie umiejętnościspecyficznych dla branży.f& Zareagować na kwestie socjalne lub legislacyjne.f& Stworzyć możliwości kontraktu między określonyminabywcami a sprzedawcami. C ZY KONFERENCJA JEST NAPRAWD POTRZEBNA? 1 5Konferencja dystrybutorówlub network marketinguf& Zmotywować dystrybutorów, by sprzedawali więcejTwoich produktów.f& Poprawić stosunki z dystrybutorami.f& Pozyskać nowych dystrybutorów.f& Ogłosić zmiany administracyjne.f& Nagrodzić wiodących dystrybutorów.Już na pierwszy rzut oka widać, że każda z tych pięciu typów kon-ferencji może mieć więcej niż jeden cel.Widać też, że styl każdejz tych konferencji może być znacząco różny w zależności od re-lacji między sponsorem (organizacją, która płaci za konferencję)a delegatem (osobą, która uczestniczy w konferencji).W niektó-rych przypadkach wizja organizatora dotycząca tego, co ma byćprezentowane, będzie zależeć od tego, czy delegaci muszą płacićza udział w konferencji.Inny ważny czynnik, jaki należy brać pouwagę, to to, czy konferencja jest obowiązkowa (tak jak w przy-padku konferencji dla kadry zarządzającej).Każda z tych imprezbędzie nieco inna zarówno pod względem tonu i stylu, nawet je-żeli cele będą takie same.Porozumienie co do głównego celuTak więc z chwilą zawężenia liczby celów do dwóch lub trzech,ustal, który z nich jest najważniejszy, jeżeli wszystkich innych nieuda się osiągnąć.Ostateczna ocena konferencji będzie formuło-wana na podstawie tego, czy osiągnięty został główny jej cel.Abyuniknąć potencjalnych oskarżeń i przykrych konsekwencji pokonferencji, kiedy podliczone zostaną wszystkie koszty, musiszudowodnić osiągnięcie głównego celu uzgodnionego z zarządem
[ Pobierz całość w formacie PDF ]