[ Pobierz całość w formacie PDF ]
.Dostępna jest już cała gama produktów: od prostych narzędzi typu ad hoc (podręczne), opartych na wykorzystywanym już w przedsiębiorstwie systemie pocztowym, do rozbudowanych pakietów workflow typu produkcyjnego, które wspierają skomplikowane procesy technologiczne.Samo narzędzie nie jest w stanie dokonać cudów, będzie ono pracować tak dobrze, jak dobrze zostanie zaprojektowany cały system obiegu zadań i dokumentów w przedsiębiorstwie.Można przecież zautomatyzować błędnie zaprojektowany cykl produkcji, ale prawidłowo zaprojektowany system zarządzania obiegiem zadań i dokumentów potrafi w dużym stopniu usprawnić pracę każdego przedsiębiorstwa.lZastosowanie optycznych technologii do składowania dokumentów elektronicznychlCoraz częściej stosowaną metodą dostarczania oraz przechowywania dokumentów elektronicznych stają się dyski optyczne.Jest to związane z tym, że technologie optycznego składowania dokumentów posiadają szereg zalet w porównaniu z tradycyjnymi magnetycznymi technologiami takimi jak taśmy magnetyczne, dyskietki i twarde dyski.Główne zalety optycznych nośników informacji to: [13]lbardzo duża gęstość zapisu;llmała wrażliwość na pole magnetyczne;llwysoka odporność na fizyczne uszkodzenia w urządzeniach odczytujących i zapisujących;llproste ładowanie i wyjmowanie.lNajważniejszą z tych zalet jest duża gęstość zapisu; na dysku optycznym można przechowywać znacznie więcej informacji niż na dysku magnetycznym o porównywalnej wielkości.Dzieje się tak głównie z dwóch powodów.Po pierwsze ścieżki zapisu (ang. tracks) na dyskach optycznych są położone bliżej siebie, gdyż laser może być pozycjonowany precyzyjniej niż głowica magnetyczna.Po drugie fizyczna przestrzeń wymagana do optycznego zapisu bitu informacji jest znacznie mniejsza niż wymagana przy zapisie magnetycznym.Dzięki wyżej wspomnianym zaletom, nośniki optyczne stały się masowym medium do składowania dokumentów elektronicznych.Wyróżnia się trzy rodzaje optycznych nośników informacji: [13]lCD-ROM;llWORM;llDyski magneto-optyczne.l„CD-ROM (ang.Compact Disc-Read Only Memory) - jest to dysk służący do przechowywania dużej liczby danych elektronicznych.CD-ROM może maksymalnie przechowywać do 680 MB danych komputerowych.Nośnik ten jest bardzo tani i trwały, w razie konieczności może on być niedrogo powielony w tysiącach kopii.W odróżnieniu od dysku optycznego, który może być zapisywany wiele razy, CD-ROM służy wyłącznie do odczytu” [6].WORM (ang. Write Once, Read Many Times) - jak sugeruje angielska nazwa, jest to czyste optyczne medium, które może zostać zapisane jednokrotnie, zaś odczytywane wiele razy, tak jak normalny CD-ROM.Dzięki WORM dyski optyczne można produkować we własnym zakresie, bez potrzeby korzystania z drogich usług innych firm.WORM jest idealnym nośnikiem do składowania dużych ilości własnych, rzadko zmieniających się danych.„Dysk magneto-optyczny (ang. Magneto-Optical Disc) - jest to dysk (o średnicy 5½, 12 lub 14 cali) pokryty warstwą zapisywalnego stopu, mogący przechowywać dużą ilość dokumentów elektronicznych.Informacja binarna jest zapisywana na dysk oraz odczytywana z dysku w sposób optyczny (zwykle przy pomocy lasera)” [6].lPrezentacja potrzeb oraz wymagań stawianych systemom zarządzania dokumentami elektronicznymi na przykładzie studium przedsięwzięcia „Systemu biurowego administracji rządowej”lWolny rynek oznacza dla organizacji gospodarczych ciągłą konkurencję.Wymusza ona na tych organizacjach ciągłe podnoszenie efektywności ich funkcjonowania.Dążąc do tego organizacje zmuszone są do rekonstrukcji swoich procesów gospodarczych z wykorzystaniem nowych technologii informatycznych.Stają one przed wyzwaniem komputeryzacji coraz to nowych dziedzin swojej działalności.W mniejszym stopniu rynek oddziałuje na administrację państwową.Zasadniczy wpływ na jej reorganizację mają spełniane przez nią funkcje w państwie, przepisy prawne oraz konieczność dostosowywania się do struktur ponadpaństwowych.Realizacja zadań stojących przed administracją państwową w coraz większym stopniu uzależniona jest technologii informatycznej.Zarówno w organizacjach gospodarczych jak i w administracji państwowej funkcjonuje wiele wyspecjalizowanych systemów informatycznych, realizujących cząstkowe zadania.Ze względu na specyfikę danych i procesów, wiele z dziedzin działalności tych organizacji nie zostało jak dotychczas skomputeryzowanych.Potrzeba integracji istniejących systemów oraz komputeryzacji kolejnych obszarów, „popycha” te organizacje w kierunku systemów zarządzania dokumentami elektronicznymi [ Pobierz całość w formacie PDF ]